Gestión del tiempo
- yoimpulsohoteles
- 24 nov 2020
- 3 min de lectura
Actualizado: 13 dic 2020
¿De qué son responsables los mandos intermedios en la gestión del tiempo?
Productividad del departamento
Productividad Puede definirse como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema
La productividad del departamento es unos de los KPIs más importantes que afectan directamente a la cuenta de resultados, a la satisfacción de los empleados y de los huéspedes
Hay muchas técnicas y herramienta que os dejo para que podáis investigar sobre el tema aunque en este post me centraré en los cuadrantes de Covey
- Técnica del Pomodoro
- Estado de Flujo
- Planificación reuniones efectivas
- Esquema GTD
- Técnica Seinfeld
- Tablero Kanban
- Técnica de los 5 minutos
- Mapas mentales
- Cuadrantes de Covey
Cuadrante I: IMPORTANTE & URGENTE
Podemos encontrar esos pequeños incendios que debemos apagar todos los días, desde solucionar crisis, problemas que requieren solución o llegar a un deadline.
Son variables externas que actúan sobre nosotros y nos obligan a ser reactivos.
Consejo: actúan y ocúpate lo antes posible para cerrar el círculo, no permitas que se conviertan en el centro de tu día.
Cuadrante II: IMPORTANTE NO URGENTE
Elementos que son importantes, pero no urgentes. Por ejemplo: Prevención, planeamiento, educación y construcción de nuestras relaciones, ya sea con otras personas o con nosotros mismos.
Este cuadrante se centra en nosotros y en nuestro sistema de valores, y es el cuadrante en donde la gente altamente efectiva, invierte su tiempo y esfuerzo.
Consejo: Haz una buena planificación de todos los proyectos del departamento delegando lo necesario. Es importante tener evaluado en tiempo esos pequeños imprevistos y tareas del día a día para ponerles una fecha de finalización de proyecto concreta y alcanzable.
Cuadrante III: NO IMPORTANTE & URGENTE
Contiene elementos que son urgentes pero no importantes. Estás pueden ser, interrupciones, ciertas reuniones y reportes o actividades populares. En este caso, debemos darle solución lo antes posible para volver a enfocarnos en la parte estratégica y de planeamiento. Si sientes que estás siendo constantemente interrumpido por otros, es buena idea, designar cierta cantidad de tiempo al día para lidiar con estas intromisiones de una sola vez.
Consejo: Enuméralas y designa un tiempo concreto para ellas. Por ejemplo mira los mails al final del turno y haz saber a tus equipos que contestaras de 15 a 16h por ejemplo que cualquier tema urgente te lo hagan saber.
Cuadrante IV: NO IMPORTANTE NO URGENTE
No es ni urgente, ni importante. Ejemplos de esto son navegar en social media, jugar el último videojuego o ver nuestra serie favorita.
Consejo: Si son tareas que no aportan directamente elimínalas y habitúate a no tenerlas en tu día a día. Si son proyectos en los que te gustaría trabajar aunque no es el momento pásalos al cuadrante II con una fecha de tiempo amplia. Ten en cuenta que descansos, tiempo para asegurarte que tu equipo está bien o acciones de colaboración con otros departamentos no entrarían en este cuadrante aunque no estén directamente relacionado con ninguna acción concreta
Solemos vernos atrapados entre el Cuadrante I y III. Ya sea por pedidos constantemente o porque nuestro día a día se encuentra repleto de tareas operativas.
El problema con este hábito, es que llegamos a un punto en el cual nos saturamos y estresamos, reduciendo nuestra motivación y productividad. Hacemos nuestras tareas, si. Pero sin ganas y con más lentitud.
Y aquí es donde entra el cuadrante II, que, a diferencia del primer y tercer cuadrante, no actúa sobre nosotros, sino que depende totalmente de nuestra iniciativa.
El ejercicio práctico que te propongo es hacer un cuadro con todas las tareas de tu día a día y clasificarlas en estos cuadrantes de tal manera que pongamos soluciones:
Mi aprendizaje para ti.
El tiempo de reflexión es una economía de tiempo.
Publilio Siro
Siempre toma el tiempo para pensar y planificar y recuerda en pensar en el medio plazo. Como mandos intermedios es fundamental incluso empezar a proyectar a largo plazo. Cuando nuestro cerebro toma malas decisiones es cuando estamos estresados. Suele buscar alternativas o soluciones a corto plazo cuando lo que necesitamos es pensar a mediano o largo plazo.
Lectura recomendada:
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. ed. revisada y actualizada
STEPHEN R. COVEY
Resumen:
El método de Stephen R. Covey, el llamado Sócrates americano, es claro, certero y eficaz: un cursillo dividido en siete etapas que el lector deberá asimilar y poner en práctica por su propia cuenta, adaptándolas a su personalidad y aplicándolas libremente en todos los ámbitos de la vida empresarial.
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Siempre toma el tiempo para pensar y planificar y recuerda en pensar en el medio plazo. Como mandos intermedios es fundamental incluso empezar a proyectar a largo plazo.
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